O recesso de final de ano está chegando. Além do merecido descanso após um período de intenso trabalho e dedicação, muitos profissionais aguardam ansiosos pelas festas de confraternização de final de ano em suas empresas. Com o decreto do Governo do Ceará proibindo grandes eventos e limitando a quantidade de pessoas nas confraternizações, uma boa opção é investir no encontro virtual para o fim de ano.

Confira a seguir algumas sugestões e dicas para organizar um evento on-line:

1 – Planeje e organize o evento on-line

Não poupe esforços para que a festa de confraternização de final de ano proporcione uma experiência agradável e marcante para todos os envolvidos. Lembre-se da importância de estruturar o projeto do evento e definir o orçamento detalhado, prevendo os gastos e recursos financeiros necessários para a sua realização. Outras dicas valiosas: feche parcerias com fornecedores de qualidade e leia com atenção os contratos que serão firmados com os prestadores de serviço para evitar dores de cabeça no dia do evento online;

2 – Defina a data e local de forma antecipada

A definição precisa e antecipada do tema, data e local do evento facilitará o seu desenvolvimento. Considere o cronograma de projetos e atividades da empresa, pois eventos simultâneos poderão impossibilitar a presença e participação dos colaboradores. Analise as opções de aplicativos para eventos online, suas funções e recursos (gratuidade, forma de acesso, recursos, quantidade simultânea de participantes, qualidade de áudio e imagem).

3 – Busque o engajamento da equipe

Trabalhe a comunicação interna e elabore convites que despertem a curiosidade e as expectativas dos colaboradores a respeito do evento. Outra ideia interessante é programar o envio de e-mail marketing com a contagem regressiva ao dia da festa de confraternização. Compartilhar com os colaboradores uma playlist com as músicas de artistas que serão executadas durante evento também é uma estratégia divertida de engajamento;

4 – Lembre-se da importância das ações que precedem o evento

Defina como será o roteiro do evento (já que a transmissão será ao vivo), quem serão os apresentadores (preferencialmente pessoas alegres e comunicativas, podendo ser um colaborador, gestor ou um artista que representa a empresa), a estrutura dos materiais visuais (slides, vídeos comemorativos, equipamento de transmissão) e montagem cenográfica (se o evento será transmitido da empresa, estúdio ou de outro local);

5 – Crie uma atmosfera propícia ao evento

Analise o perfil da equipe e considere trabalhar uma programação animada com estratégias de entretenimento envolvendo os colaboradores. Algumas sugestões interessantes são: promoção de sorteios, premiações, brindes, entrega antecipada de kits (camisetas, bonés, canecas, bebidas, cesta gourmet, etc.). O evento também poderá ter atrações especiais como: apresentações musicais, shows de comédia e presença de DJ.

6 – Cuide da etiqueta profissional

A festa corporativa é um momento de confraternização e descontração. Mesmo no ambiente on-line, recomenda-se manter uma boa postura, cuidar da aparência, acompanhar as regras protocolares e evitar comportamentos questionáveis que possam prejudicar a sua imagem na organização.